En el contexto actual, donde las amenazas por delitos de blanqueo de capitales y delitos precedentes (BC/FT/FPADM) son cada vez más sofisticadas, la comunicación efectiva entre departamentos se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas sujetas a supervisión regulatoria. La gestión integral de riesgos no puede depender únicamente del Oficial de Cumplimiento. Todos los departamentos deben estar alineados, informados y comprometidos con la detección y prevención de riesgos.
¿Por qué la comunicación interdepartamental es crítica para la prevención?
La Ley 23 de 2015 y sus modificaciones establecen obligaciones claras para las empresas obligadas. Pero más allá del cumplimiento documental, el éxito en la gestión de riesgos está determinado por la calidad de la comunicación entre los distintos actores dentro de la organización. Riesgos pueden originarse en áreas tan diversas como ventas, finanzas, operaciones o recursos humanos. Si no existe un canal fluido y oportuno para reportar, discutir y gestionar estas alertas, la organización se vuelve vulnerable.
Una comunicación efectiva implica que los mensajes sean:
- Claros y adaptados al receptor.
- Oportunos, sin retrasos que comprometan la toma de decisiones.
- Libres de ambigüedad o excesivo tecnicismo.
- Documentados adecuadamente para seguimiento posterior.
Escucha activa: más que oír, es entender y actuar
Escuchar no es suficiente. Es necesario implementar estrategias de escucha activa que permitan:
- Formular preguntas y clarificar instrucciones.
- Validar las preocupaciones de otros departamentos.
- Dar retroalimentación clara, específica y con enfoque en solución.
- Documentar la trazabilidad de cada comunicación relacionada con riesgos.
El Oficial de Cumplimiento puede impulsar estas prácticas con herramientas concretas como:
- Plantillas para la comunicación de alertas adaptadas al perfil del receptor.
- Indicadores para medir cuántas alertas fueron discutidas y cuántas reportadas.
- Calendarios de reuniones interdepartamentales formales y periódicas.
¿Cómo afecta la cultura organizacional?
La existencia de bloqueos o distorsiones en la comunicación suele estar relacionada con la cultura interna de la empresa. Centralización excesiva del poder, falta de apertura para discutir alertas, miedo a represalias o inexistencia de canales de comunicación no estructurados (como la mensajería instantánea) son barreras comunes.
Implementar un Mapa de Influencia Interna permite detectar:
- Actores clave con mayor poder formal o informal.
- Departamentos críticos en la cadena de prevención.
- Canales donde fluye o se bloquea la información.
- Zonas de distorsión o retención de alertas.
Al entender cómo circula la información dentro de la organización, se pueden tomar decisiones informadas para reforzar la colaboración y evitar riesgos.
TP Panamá como aliado
En TP Panamá, entendemos que la prevención no solo se trata de normas, sino de personas y procesos bien comunicados. Por ello, brindamos capacitación y acompañamiento en:
- Diseño de mapas de influencia.
- Fortalecimiento de canales de comunicación formales e informales.
- Aplicación de estrategias de escucha activa.
- Integración de todos los equipos en la gestión de riesgos conforme a la Ley 23 de 2015 y sus modificaciones.
Una empresa que comunica bien, se protege mejor.
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